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Conheça 32 aspectos relevantes sobre os eventos corporativos!

Publicado em: 14 de novembro de 2018

Existem tantos tipos de eventos corporativos que, às vezes, é difícil saber as diferenças entre eles. Na hora de organizar um evento assim em sua empresa, é fundamental entender quais são os objetivos e características de cada um, de modo que seja possível tirar o máximo de proveito.

Tudo isso sem contar que, atualmente, grande parte dos eventos corporativos abandonaram os modelos tradicionais e mais engessados por dinâmicas descontraídas e com entretenimento.

Essa nova abordagem fez com que os eventos corporativos se tornassem ainda mais populares, estreitando cada vez mais a relação entre marcas e público, bem como com as empresas e seus colaboradores. No post de hoje, trouxemos um guia completo sobre os 8 aspectos mais relevantes para quatro tipos de eventos corporativos. Confira cada um deles!

Congressos

Os congressos são grandes eventos que, geralmente, ocorrem durante um prazo mais extenso, de alguns dias a até mesmo uma semana inteira. Com uma estrutura mais volumosa, os congressos trazem para sua programação uma série de apresentações, palestras, debates, mesas redondas e muito mais.

1. Organização

Devido ao seu tamanho, os congressos demandam uma equipe de organização vasta, pois dependem de um planejamento bem feito e o mais completo possível. Esse planejamento deve conter as previsões de locais, custos, quantidade de participantes, tempo do evento, calendário, palestrantes, entre outros detalhes.

Todo esse planejamento precisa ser feito com um bom tempo de antecedência. O ideal é que isso aconteça com cerca de um ano, dependendo do tamanho do evento. Os congressos envolvem muitas variáveis e esse planejamento precisa ser bem pensado e, principalmente, documentado.

2. Orçamento

O cálculo do orçamento para a realização de um evento como um congresso é semelhante a quaisquer outros tipos. O primeiro passo é pensar na quantidade de recurso disponível. Aqui, é possível levar em consideração a verba disponibilizada pela própria empresa organizadora, bem como as receitas com vendas de ingressos e cessão para comerciantes e parceiros.

Como a definição orçamentária envolve algumas variáveis imprevisíveis, como o comparecimento das pessoas, é fundamental definir um teto de gastos, para que o congresso não cause prejuízos para a organização.

Eventos do tamanho de um congresso envolvem múltiplos gastos — da estrutura do evento aos custos de logística, alimentação, equipe e cachês dos palestrantes, além de muitos outros itens. Assim, é fundamental colocar na balança do planejamento esse tipo de variável, definindo inclusive as prioridades para gastos e investimentos.

A previsão orçamentária é fundamental para avaliar quanto custará a inscrição, no caso de custeamento parcial pelos participantes. Com um planejamento, é possível estimar um valor justo para ambas as partes.

3. Calendário

Todo início de ano as empresas e os promotores costumam divulgar o calendário de eventos, pelo menos, do semestre seguinte. Como citamos anteriormente, congressos são encontros de grande porte, que demandam uma organização longa e um planejamento detalhado.

Por isso, é muito provável que você já tenha, ao menos, uma ideia de datas para seu congresso com, pelo menos, um ano de antecedência. Dentro do planejamento, com a confirmação da reserva do local do congresso, já é possível começar a divulgar as datas. Assim você garante um sentimento de antecipação ao público e permite aos participantes se programarem, principalmente se o evento acontecer a nível nacional.

4. Fornecedores

Um evento corporativo do tamanho de um congresso envolve dezenas de fornecedores diferentes. Ao mesmo tempo que o custo é muito alto, você pode contar com a grande presença de público para negociar os contratos.

O ideal é escolher, ao menos, três fornecedores de cada área e analisar os orçamentos. Assim, a possibilidade de encontrar o melhor custo-benefício aumenta bastante. Não se esqueça também de buscar referências para cada uma das empresas procuradas!

5. Divulgação

A divulgação de um congresso precisa ser proporcional ao tamanho do evento. Isso significa que, quanto maior a expectativa de público, maiores devem ser os investimentos em marketing e divulgação.

Além das mídias tradicionais, investir na divulgação online e nas redes sociais é sempre uma ótima ideia. Esses meios estão super em alta e garantem um bom retorno de inscrições de participantes.

No dia do evento, investir em camisetas personalizadas para empresa organizadora também é uma ótima maneira de divulgar sua marca. Esse tipo de exposição é muito benéfico em um evento com tantos participantes quanto um congresso.

6. Mensuração de resultados

A mensuração dos resultados é fundamental para qualquer tipo de organização e planejamento. E é crucial para eventos do porte de um congresso. Por isso, um controle por meio de relatórios dos gastos e das receitas é extremamente necessário para alcançar o sucesso financeiro do evento.

7. Checklist

Controlar as ações e atividades do congresso é vital para que tudo ocorra conforme o planejado. Para isso, um checklist é a melhor ferramenta disponível. Você pode utilizá-lo tanto nos dias do evento quanto para o próprio planejamento.

Inclua no seu checklist todos os itens e problemas que precisam ser resolvidos. Um simples documento em planilha já ajuda muito a organizar os pensamentos, principalmente para um evento que envolve tantas atividades quanto um congresso.

8. Pós-evento

O pós-evento de um congresso é tão importante quanto seus próprios dias de duração. Com a grande movimentação de público participante, as possibilidades de divulgação, marketing e vendas ainda são muito grandes e devem ser aproveitadas por todas as empresas envolvidas no evento.

Não se esqueça de criar uma lista de mailing para manter o contato com os participantes, divulgando próximas edições, novos eventos e oportunidades exclusivas para quem participou.

Seminários

Os seminários têm como objetivo a realização de uma série de atividades ministradas por profissionais especializados em uma área específica. Diferentemente do congresso, que tem um caráter mais expositivo, um seminário tem foco no desenvolvimento e informação dos participantes acerca das capacidades apresentadas.

Uma característica muito marcante desse tipo de evento é a dinâmica de debate, exposição e discussão presente nas apresentações. Não necessariamente a ideia é atingir uma conclusão final, principalmente porque a informação é provida apenas pelo especialista expositor, o que não abre tanto espaço para discussões de pontos de vista diferentes.

Assim, o expositor especialista apresenta uma série de informações sobre o assunto em questão, necessárias para a discussão dos participantes. O debate é estimulado pelos grupos presentes que, no final da dinâmica, farão uma exposição apresentando seus pontos de vista e conclusões.

Diferentemente dos congressos, que funcionam de modo mais aberto, os seminários tendem a seguir uma metodologia mais específica e elaborada. Isso porque o objetivo principal é incentivar análises e interpretações sobre o assunto em questão.

9. Organização

A organização de um seminário passa muito pelo caráter específico que ele apresenta. Com um objetivo educacional, a ideia é agregar conhecimento aos participantes, sem levar em consideração a apresentação de qualquer resultado específico.

Pensando nisso, o principal ponto a ser pensado na organização do seminário é a lista de convidados. Eles serão os participantes expositores do tema, portanto é essencial que tenham expertise na área a ser debatida.

De certa forma, os nomes escolhidos para o seminário acabam agindo como uma estratégia de marketing. Assim, garantir a disponibilidade deles é fundamental para colocar o evento em funcionamento.

10. Orçamento

Para os seminários, o principal ponto orçamentário a ser planejado é o custo com os expositores. O valor de seu cachê para participar está diretamente ligado à importância e relevância de seu nome para o nicho em questão. Ainda que o palestrante não cobre um cachê, é preciso considerar também os gastos com deslocamento, alimentação e hospedagem.

Tudo isso sem contar os gastos de logística e estrutura que já citamos para os congressos! No final das contas, essas despesas funcionam para qualquer evento empresarial, sendo que a única diferença será no porte dos mesmos.

11. Calendário

A definição da programação do seminário está intimamente ligada com a profundidade do tema e da quantidade de participantes envolvidos. Pode durar de apenas algumas horas a, até mesmo, alguns dias. O ideal é encontrar um ponto de equilíbrio para que o evento não seja tão curto a ponto de impossibilitar o deslocamento das pessoas, nem tão longo a ponto de comprometer as agendas.

Com a duração do evento em mente, é só planejar a melhor época para sua realização, levando em consideração as variáveis do público, da disponibilidade dos participantes e do local do seminário, entre outros fatores.

12. Fornecedores

Assim como nos congressos, a contratação dos fornecedores deve ser feita por meio da análise de propostas de, pelo menos, três empresas distintas. A diferença aqui é que, pelo porte reduzido do evento, as necessidades de contratação serão proporcionalmente menores.

Itens, como equipamentos de som e vídeo, assim como decoração e alimentação, são contratações básicas para o bom funcionamento de um seminário.

13. Divulgação

Qualquer evento que não é divulgado não consegue atrair muito público. Por isso, os seminários devem ser divulgados com cuidado e atenção, principalmente com relação ao seu destino.

Como tratam de temas específicos e, muitas vezes, de teor acadêmico, a melhor maneira de divulgar um seminário é por meio de um mailing com endereços eletrônicos de estudantes, professores e pesquisadores da área. Cartazes nas universidades e escolas também são uma boa opção.

14. Mensuração de resultados

Os seminários têm um caráter mais educativo que comercial. Mas, mesmo assim, é preciso analisar os resultados após sua realização. Entender como foi o andamento, qual foi a taxa de comparecimento e o saldo financeiro do evento é essencial para o sucesso do seu seminário.

15. Checklist

Da mesma forma que qualquer outro evento corporativo, os seminários podem utilizar uma checklist de planejamento e execução para que funcionem corretamente. Nesse caso, é possível incluir as atividades protocolares, os horários e as cerimônias necessárias para que o evento ocorra.

Nesse sentido, contar com a ajuda de uma empresa cerimonial é fundamental para que tudo saia como planejado. Essas empresas são especializadas em garantir o bom andamento do evento, além de ajudar na parte operacional e de bastidores.

16. Pós-evento

Assim como qualquer outro evento corporativo, as estratégias de pós-evento não devem ser deixadas de lado. Portanto, utilizar os resultados como divulgação, criar grupos de estudos e outras ações semelhantes são uma ótima maneira de garantir a satisfação dos participantes com o seu seminário.

Convenções

Uma convenção corporativa é um evento muito semelhante a um congresso, tanto na sua abordagem quanto no seu porte. A diferença é que, nas convenções, a participação do público é mais intensa e o envolvimento nas atividades é maior. Por esse motivo, são muito utilizadas para promover encontros entre funcionários de uma mesma empresa, principalmente com as equipes de vendas.

Além das empresas, classes políticas e trabalhistas, por exemplo, também costumam se reunir em convenções. Sindicalistas costumam se reunir nesse tipo de evento para debater a negociação de assuntos que lhes interessam, como o piso salarial da classe e os benefícios e regras que regem as relações de trabalho.

Isso significa que existem diferentes tipos de convenções. Para o setor de vendas, por exemplo, elas funcionam como um evento que pretende promover determinado produto ou serviço, de modo que os participantes se sintam estimulados em vendê-los. Dessa forma, a convenção procura apresentar suas características e benefícios, induzindo os vendedores a efetuarem suas funções de maneira efetiva.

Tudo isso sem contar as convenções comemorativas, como as confraternizações de fim de ano e outras, que buscam estimular o convívio social e o engajamento dos colaboradores de uma empresa. É muito comum que, em uma convenção, ocorram ritos de premiação e um encerramento marcante e memorável para os participantes.

17. Organização

A organização de uma convenção é muito semelhante à de um congresso. São eventos de grande porte, que demandam uma agenda de planejamento detalhada e feita com bastante antecedência. Para convenções de fim de ano, por exemplo, o calendário é planejado no início de cada temporada. Desse modo, há tempo suficiente para cuidar de cada detalhe.

No caso de convenções corporativas internas, a organização deve ser feita de modo conjunto à empresa, buscando um alinhamento entre as expectativas e os objetivos para o evento.

18. Orçamento

Dentro da ideia de uma convenção corporativa, é muito provável que os participantes sejam convidados. Ou seja, possivelmente não gerarão receita por meio da venda de ingressos. Isso porque o objetivo de uma convenção é planejado para ser atingido de acordo com os resultados do evento. No caso de uma convenção de vendas, a ideia é que o aumento das receitas ocorra após o evento.

Desse modo, alinhar as possibilidades com a empresa responsável pela promoção da convenção ganha uma importância ainda maior. Isso porque, como o evento em si dificilmente gerará algum tipo de receita, é fundamental definir o teto de gastos para que a convenção possa ser realizada e alcance os seus objetivos planejados inicialmente.

19. Calendário

Da mesma maneira que acontece com os congressos, as convenções têm seus calendários definidos com bastante antecedência. Isso passa tanto pelo planejamento quanto pela necessidade de tempo para organização. Convenções de final de ano, por exemplo, demandam a separação de uma data nos meses de novembro ou dezembro, obviamente.

Já os lançamentos de produtos estão condicionados a questões do próprio nicho de mercado. Dessa maneira, é possível que o período separado para organização seja mais curto do que se espera, demandando uma aceleração da equipe organizadora.

20. Fornecedores

Os fornecedores de uma convenção empresarial incluem toda a sorte de serviços já citados aqui neste post. Mas, nesse sentido, é interessante pensar também nos brindes para eventos corporativos que serão distribuídos aos participantes.

A utilização desse tipo de recurso incentiva o participante e se envolver ainda mais com as apresentações, sendo essa uma característica fundamental de uma convenção.

21. Divulgação

Se você pretende que sua convenção seja um sucesso e tenha grande comparecimento do público, é de vital importância que invista forte na divulgação. No caso desse tipo de evento, é interessante já deixar claro para os interessados o que eles têm a ganhar com a participação.

Flyers, anúncios pagos e redes sociais são ótimos meios de divulgação. No caso das convenções internas, listas de mailing e a utilização de espaços dentro da própria empresa devem ser aplicados com frequência.

22. Mensuração de resultados

Como não poderia deixar de ser, a mensuração de resultados também é fundamental para o sucesso da organização de uma convenção. Além dos resultados comerciais, uma boa ideia é requisitar aos participantes que deixem um feedback sobre o evento. Isso pode ser feito de maneira simples por meio de contato via e-mail.

23. Checklist

Eventos do tamanho de uma convenção precisam de uma organização muito bem-feita. Por isso, que tal investir em uma equipe dedicada exclusivamente à organização do evento, utilizando até mesmo uniformes personalizados? Existem várias opções que ajudam a passar credibilidade para a banca organizadora, principalmente quando ela é composta por membros da própria corporação.

24. Pós-evento

Nas convenções, as ações de marketing pós-evento são extremamente importantes, principalmente quando o objetivo do encontro é comercial. Elas devem ser feitas com rapidez e agilidade, aproveitando o sentimento de novidade trazido pelo evento.

Workshops

Os workshops são muito parecidos com cursos, mas têm uma duração menor. Sua principal característica está explícita no próprio nome, que se traduz em “oficina”. Isso significa que a interação entre os participantes e o palestrante é intensa durante todo o evento.

E é exatamente por isso que um workshop tende a ter um tamanho mais limitado, uma vez que a ideia é que todos os envolvidos participem ativamente das atividades. Sua estrutura segue um padrão mais ou menos definido de exposição de conteúdo, discussão, prática e conclusão.

Quem participa de um workshop tem como objetivo aprender novas habilidades e vivenciar a aplicação do conteúdo na prática. Dessa maneira, os temas abordados são bastante específicos e tratados num nível de aprofundamento muito maior.

25. Organização

A organização de um workshop talvez seja a mais simples de todos os eventos listados neste guia. Devido ao tamanho reduzido do evento, pode ser feita exclusivamente pelo próprio palestrante.

Essa é, inclusive, uma prática muito comum para alguns nichos, como a fotografia, por exemplo. Nesse caso, os fotógrafos organizam toda a parte estrutural do evento, bem como expõem os conteúdos e realizam as práticas.

Um workshop pode ser organizado com uma antecedência menor, principalmente se considerarmos a limitação de vagas para os participantes. Mas não deixe para fazer tudo em cima da hora! A captação do público dependerá muito da disponibilidade nas datas escolhidas e da penetração do profissional no mercado em questão.

26. Orçamento

O orçamento necessário para um workshop é consideravelmente menor que qualquer um dos eventos listados anteriormente. Pensando nisso, também é preciso levar em consideração o custo para os participantes. Workshops gratuitos geralmente têm um objetivo comercial quando finalizados. Já os pagos precisam apresentar um conteúdo que faça valer a pena o investimento.

Por isso, definir a modalidade do workshop é um dos primeiros passos para saber exatamente quais os tipos de investimento serão necessários para sua realização. Uma outra possibilidade é oferecer um workshop gratuito que será bancado por patrocinadores. Nesse caso, tudo precisa estar muito bem alinhado, de modo que o evento seja vantajoso para ambas as partes.

27. Calendário

Depois de traçar a quantidade, o perfil e o orçamento do workshop, é hora de pensar na data, local e horário. Como esse tipo de evento tem como foco um público-alvo muito específico, é fundamental ir até onde ele está. Muitos workshops adotam o formato itinerante, principalmente quando o profissional é reconhecido em mais de um lugar.

Assim, é possível montar um calendário das edições do workshop, considerando inclusive se existem eventos de concorrentes acontecendo nas datas que você está planejando. O ideal é evitar que o participante precise escolher entre um ou outro.

28. Fornecedores

Os fornecedores de um workshop geralmente estão limitados à estrutura essencial para que ele aconteça. Assim, um local e o material de apresentação são o mínimo necessário para seu funcionamento. Também é bom pensar nos coffee breaks e em possíveis confraternizações após o evento.

Da mesma maneira como foi falado para todos os outros eventos, não se esqueça de buscar ao menos três propostas diferentes para cada fornecedor.

29. Divulgação

Um workshop de sucesso é atraente e oferece conteúdos valiosos e aprofundados. E isso deve ser utilizado nas suas peças de divulgação! Nesse sentido, o planejamento deve ser feito levando em consideração a verba disponível e o público que se pretende alcançar.

Como os workshops têm um objetivo educacional para temas muito específicos, é fundamental divulgá-los nos meios corretos, evitando o desperdício de recursos. Procure entender onde o seu público-alvo está e concentre suas forças de divulgação nesses locais.

30. Mensuração de resultados

A mensuração dos resultados, no caso dos workshops, pode ser feita tanto pelo nível de satisfação dos participantes quanto pelo próprio retorno financeiro obtido com as inscrições. Tenha um controle exato de quanto você gastou e de quanto recebeu para poder avaliar se uma próxima edição será viável nos mesmos moldes.

31. Checklist

Provavelmente, quando você planeja organizar um workshop, já tem ao menos o esqueleto da sua programação na cabeça. Mas é sempre bom listar as tarefas necessárias para atingir seus objetivos e ter certeza de que tudo está em ordem.

32. Pós-evento

Com o fim do evento, não pense que o seu trabalho está terminado! Quem organiza uma edição de um workshop sempre tem em mente novas versões e turmas. Por isso, agora é a hora de utilizar o material produzido, que acabou de ser finalizado, para divulgar as próximas edições. Fotos, vídeos e depoimentos são ótimas ferramentas para isso.

Independentemente do tamanho dos eventos corporativos, uma coisa é comum a todos: a organização. O planejamento deve ser feito detalhadamente e os passos devem ser acompanhados à risca.

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